每种类别的推荐信都用于不同的情况和环境，但是每种也都有相似之处。不论何种推荐信，都需要仔细书写，其目的都是展示个人技能或特点。一般来说，都用于考察申请人各方面的资格和品质，并且树立其自信。
推荐书结构：
第一段：推荐人与申请人的关系。推荐人是在什么环境下认识申请人，以及相识多久。申请人希望申请的哪一个学期和科系。
第二段：推荐人对申请人资格评估。推荐人初识申请人时，对他有何特别的印象。举例证实推荐人对于申请人的评估结果。
第三段：对于申请人个人特质的评估，如：沟通能力、成熟度、抱负、领导能力、团队工作能力，以及正直等，或是有哪些需要改进的地方。
结论：推荐人对于申请人的整体评估。评估申请人完成学业以后，未来在个人和专业上的发展。以及申请人会为这个科系及团体带来什么贡献。
推荐书作品范本
尊敬的先生或女士：
您好，我是XXX，XXX公司的总经理。得知我公司优秀员工XXX想要出国深造，我感到非常高兴和无比欣慰。这样一个上进的年轻人应该接受良好的教育拥有更辉煌的未来。因此，我很荣幸向贵校强烈推荐这位优秀青年。
XXX曾在大四的时候来我公司报告实习。他利用闲暇时间大量阅读参考有关业务的书籍，虚心向其他员工请教。渐渐地，他开始精通各项业务，并取得一定成绩。对此他并没有满足更没有骄傲自大。相反，遇到难题，他仍然虚心与同事交流讨论直到找出解决方案为止。鉴于他在实习期的出色表现，我公司招收他为正式员工（通常我公司不予考虑应届毕业生）。
现在，作为我公司的一名业务精英，XXX工作更加认真，负责，努力。为所有同事树立了榜样。付出就有获得，他因此被评为本公司优秀员工，并享有高额奖金。
虽然从某种程度上来说，如此优秀的员工即将踏上留学之途是我公司的损失，但是考虑到他的前途，我依然毫不犹豫的支持他远赴贵校深造。真诚期望贵校能同样支持他，给他一个提升自己实现梦想的机会。谢谢。
总经理：XXX 2009年4月01日。